1.
Unsur-unsur dalam komunikasi bisnis
Dalam komunikasi bisnis terdapat enam (6)
unsur pokok, yakni sebagai berikut:
a. Memiliki tujuan, artinya komunikasi
bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan
tujuan organisasi.
b. Pertukaran, dalam hal ini melibatkan
paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.
c. Gagasan, opini, informasi, dan
instruksi, merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan,
situasi, dan kondisinya.
d. Menggunakan saluran personal atau
impersonal yang mungkin bersifat tatap muka. Menggunakan media tertentu atau
melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
e. Menggunakan simbol atau sinyal yang
merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima
untuk menyampaikan pesan.
f. Pencapaian tujuan organisasi: salah
satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari
informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.
2.
Pola komunikasi bisnis
Secara umum, pola komunikasi dapat
dibedakan menjadi saluran komunikasi formal dan saluran komunikasi non formal;
a. Saluran Komunikasi Formal
Dalam
struktur organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai
macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab
dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari
manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola
yaitu:
- Komunikasi dari atas ke bawah
Komunikasi dari atas ke bawah
(top-down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah
(karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi,
maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Menurut
Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:
·
Memberikan
pengarahan atau instruksi kerja tertentu,
·
Memberikan
informasi kenapa pekerjaan itu harus dilaksanakan,
·
Memberikan
informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,
·
Memberikan
umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,
·
Menyajikan
informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan
pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
- Komunikasi dari bawah ke atas
Atau disebut buttom-up communicatin
berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke
atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya
disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.
- Komunikasi Horizontal
Atau horizontal communication atau
sering disebut komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi
yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat
dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk
melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau
departemen yang memiliki kedudukan sejajar.
- Komunikasi Diagonal
Atau diagonal communication
melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda.
Contohnya adalah komunikasi formal antara manager pemasaran dengan bagian
pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi, antara manager produksi
dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.
b. Saluran Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal,
orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang
hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas.
Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti
mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga, anak-anak, dunia
olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala mereka juga
membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam
organisasinya.
3.
Pengaruh pemanfaatan teknologi informasi dalam pengambilan komunikasi bisnis
- Pemanfaatan TIK di Sektor Bisnis.
Bagi dunia bisnis, jejaring
telekomunikasi awalnya digunakan seperti halnya jejaring listrik, distribusi
air, dan jejaring utilitas lain. Ini merupakan sumber yang penting, tetapi dulu
perusahaan memiliki pengaruh yang kecil. Perusahaan-perusahaan memiliki pilihan
yang terbatas atas layanan yang diperoleh dari penyediaan layanan yang dikelola
secara monopoli. Hari ini, para pengguna korporat meletakkan bersama
keseluruhan jejaring di bawah kontrol mereka, memotong-pintas jejaring publik
sebagian atau seenuhnya. Deregulation dan teknologi digital baru telah
mengizinkan perusahaan untuk secara sadar merancang dan mengoperasikan jejaring
telekomunikasi internal dan privat untuk meningkatkan posisi kompetitif mereka.
Apa yang dulunya merupakan biaya untuk menjalankan bisnis, sekarang menjadi
sumber keuntungan kompetitif.
Layanan TIK sekarang digunakan oleh
semua sektor ekonomik, mulai dari pertambangan dan pertanian sampai layanan
finansial, manufaktur dan kepariwisataan. Jejaring privat ini hadir di semua
industri global, di mana perusahaan multinasional menjadi perusahaan jejaring.
Para pengguna bisnis berskala besar memiliki kebutuhan akan sistem yang
cost-effective, leluasa, aman, automated, terpadu dan terandalkan. Jika para
penyedia layanan lokal tidak dapat memenuhi kebutuhan ini, dengan biaya yang
masuk akal, perusahaan-perusahaan besar memiliki pilihan untuk mengembangkan
sendiri jejaring privat.
Perusahaan multinasional telah dapat
mengkoordinasikan produksi dan marketing dengan sistem komunikasi berbasis
satelit dengan kapabilitas video-conferencing, untuk tujuan mengkoordinasikan
pengembangan produk dan disain manufaktur.
Perusahaan-perusahaan kecil lebih
terbatas kemampuannya untuk mengembangkan jejaring TIK sendiri ataupun untuk
menyewa, karena besarnya biaya. Ini menjadi pilihan yang ekonomik hanya jika
organisasi tersebut cukup besar untuk menimbulkan cukup trafik untuk
menghasilkan penghematan. Oleh karena ini, perusahaan-perusahaan global
merupakan pihak-pihak yang pertama yang mengadopsi TIK baru. Sektor-sektor yang
sangat bergantung pada TIK mencakup, antara lain perusahaan-perusahaan layanan
finansial.
Pada ruang lingkup yang lebih luas,
sebagai contoh pada lingkungan bisnis, kehadiran teknologi informasi mulai
disadari dapat menghadirkan berbagai solusi yang dapat membantu proses bisnis
yang ada. Departemen TI pada sebuah perusahaan mulai dibangun dan secara
konstan diminta untuk mengembangkan suatu layanan, mengembangkan suatu sistem,
dan mengoptimalkan efesiensi bisnis berbasis teknologi informasi.
4. Peranan dalam komunikasi bisnis
·
Peran Teknologi Informasi dalam meningkatkan keunggulan Kompetitif
Perusahaan di masa era informasi
adalah masa transformasi yang revolusioner, Kinerja perusahaan tidak hanya
dinilai dari sisi financial dan aktiva tetapi membahas segala aspek yang harus
menyediakan cost leadership, diffrention, dan focus. Era informasi perusahaan
lebih responsif untuk menjawab tantangan pasar, persiapan untuk menghadapi
tantangan perusahaan saat ini banyak mulai memutuskan untuk outsourcing untuk
memperbaiki kinerja perusahaan terkait dengan proses bisnis yang bukan
merupakan core competence atau core business-nya. Diharapkan dengan menyerahkan
pengelolaan proses tersebut ke tangan perusahaan lain sebagai mitra bisnis yang
memiliki core business di bidang tersebut, terciptalah sebuah proses dengan
kinerja optimal.
·
Komunikasi Bisnis dengan Peranan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Komunikasi adalah suatu proses
penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih
dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu
yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi.
Persaingan yang keras dalam dunia
bisnis tentunya sangat membutuhkan suatu perusahaan yang dapat menangani akan
hal itu diberbagai situasi yang menantang. Semua bisnis tentunya juga
membutuhkan semua informasi yang sangat aktual, cepat dan dapat dipercaya, yang
mana bisa semua permasalahan tersebut hanya bisa diselesaikan melalui Teknologi
Informasi dan Komunikasi ( ICT ).
Pergerakan bisnis yang semakin cepat
menuntut komunikasi (suara, data dan informasi) yang lebih lebih cepat guna
mempertahankan pelanggan, pemasok, dan, bahkan, dalam menghadapi persaingan.
5. Pemanfaatan teknologi informasi dalam komunikasi
bisnis
Dengan
memanfaatkan teknologi informasi di bidang bisnis akan memberikan dampak positif
yang besar untuk jalanya bisnis yang kita bangun. Berikut beberapa manfaat
penting teknologi informasi dalam bidang bisnis:
a.
Munculnya peluang bisnis baru (E-business), dengan
semakin majunya teknologi dan informasi akan mendorong beberapa orang untuk
menciptakan beberapa peluang yang sangat menguntungkan dan sebagai modal bisnis
yang sangat menguntungkan. Contohnya pemanfaatan kemajuan teknologi dan
komunikasi adalah google. Di mana search engine google banyak digunakan untuk
mencari sesuatu di internet dan perusahaan google akan mendapatkan banyak
keuntungan.
b.
Mengurangi biaya produksi dan operasional, kemajuan
teknologi dan informasi dapat membantu perusahaan dalam mengurangi biaya
produksi sehingga perusahaan akan mendapatkan keuntungan yang besar dengan
mengeluarkan pengeluaran yang sedikit. dan mengurangi operasional sehingga
perusahaan dapat menambah jumlah produksi di setiap barang produksinya.
c.
Mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap
karyawan, mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan yang
bekerja, sehingga karyawan tidak perlu repot-repot datang ke ruang rapat dan
berkumpul bersama, dan bisa melakukan teleconference untuk saling berkomunikasi
mengenai beberapa ide. Hal tersebut membuat rapat menjadi lebih praktis dan
juga dapat mengawasi kinerja para karyawan.
d.
Akses informasi dan penyebaran informasi,
mempublikasikan berita melalui internet dapat tersebar luas dengan cepat
dibandingankan dengan enggunakan fax atau pos. Kita dapat menyebar luaskan
informasi ke seluruh dunia dan dapat berinteraksi langsung melalui komputer.
e.
Komunikasi yang cepat, fasilitas yang ada di internet
banyak membuktikan kecepatanya berkomunikasi dengan orang yang dituju, seperti
E-mail yang telah banyak digunakan untuk mengirim dan menerima dokumen. Chat
atau video conferencing juga mempercepat komunikasi.
Jadi peran perkembangan
teknologi informasi pada saat ini tidak bisa dipisahkan dari dunia bisnis,
karena perkembangan teknologi informasi dapat memberikan berbagai keuntungan
dan kemudahan dalam menjalankan aktivitas bisnis. Namun selain memberikan
manfaat dalam bidang bisnis, teknologi infromasi juga dapat disalah gunakan
dalam hal yang kurang baik. Oleh karen itu, untuk pengunaannya harus digunakan
secara bijak.
Sumber:
